有了内部知识库，您可以存储政策，手册，准则，并通过跨部门共享信息和发现。无论您是分享短期或长期文档，内部知识库都可以作为您公司的维基百科。这是一个内部帮助中心，员工可以在这里快速获取信息。

内部知识基础的好处 节省员工的时间

当您的员工需要查找信息时，他们无需等待电子邮件响应或花几个小时尝试自己弄清楚。他们可以轻松地搜索您的内部知识库以找到所需的信息，提高生产力。

有效分散信息的方法

向整个公司发送电子邮件并不是传播员工需要继续参考的信息的最有效方法。当您想分享员工福利，假期时间表或常见问题等信息时，内部知识库就是必需的。

团队合作配给

可能很难传达所有部门的工作。有了内部知识库，团队可以与整个公司分享他们的实验和发现。例如，您的支持人员可以与彼此和其他想要查看客户痛点的部门共享有关支持门票的信息。

集中信息

最后，一个找到您可能需要的一切的地方。对于想要简化，扩展和成长的公司，拥有一个真实的信息来源很重要。

协助入职

内部知识库有助于新员工上班，以便他们可以审查文档和政策。

作为客户服务团队，您可能会在内部知识库中存储客户常见问题解答并进行故障排除指南。有了这些类型的文章，您的支持人员可以在电话中添加书签并继续引用它们。

如何创建内部知识库

建立内部知识库不仅仅是存储文档 - 它是关于创建团队实际想要使用的系统。感觉就像是一个有用的同事，而不是混乱的文件柜。

这是一个简单的框架，可以帮助您创建一个有用，ized且易于维护的框架。

1。确定需要共享的内部知识。

首先弄清您的团队最需要哪些类型的信息。思考：入职指南，它有助于人力资源政策，过程清单，工具演练 - 任何生活在某人头部或隐藏文件夹中的知识。

您不是从头开始的 - 您将集中在电子邮件，Google文档，Slack Threads和People's Brains中已经存在的内容。一个良好的内部知识基础使每个人都可以访问这个部落知识，而不仅仅是终身任期。

您可以：

采访团队会导致经常询问的问题。 查看经常出现的内部支持票或松弛线。 询问新员工什么信息他们希望他们在第一天有。 查看Google工作区中最近或大多数查看的文档。 分析由于缺少信息而延迟或阻止工作的位置。

此步骤可确保您的知识基础从一开始就解决了真正的内部问题，而不是假设的问题。它还可以帮助您优先根据需求和影响。

2。为您的团队选择合适的平台。

正确的软件制作或破坏了采用。对于内部团队，选择一个直观的工具，与您的日常工具（例如Slack或您的CRM）集成在一起，并支持许可，以便您可以通过部门或角色来控制访问权限。

您希望团队无法抗拒使用的东西。如果感觉很笨拙，他们会回到Slack中的问。理想的平台是一个逐渐淡入后台的平台，简单地工作 - 在您需要时可用，当您不需要时可见。

如果您已经在使用HubSpot，那么我们很容易 - 它与您的支持工具紧密整合在一起s并让您在一个地方管理一切。另外，您将获得报告工具，以查看人们正在寻找的东西，有帮助以及需要改进的内容。

3。像库一样结构它。

将您的内容分为明确的类别：思考“人力资源”，“ IT”，“客户成功”，“销售支持”，然后使用标签或过滤器来帮助人们快速钻探。

最初不要过度复杂化结构 - 目的是要清晰，而不是完美。随着图书馆的增长，您总是可以扩展。最重要的是一致性。如果您的人力资源策略在四个不同的文件夹中，并带有四个不同的命名约定，那么没人会找到它们。

专业提示：反映您的组织如何已经谈论事情。如果您的销售团队称其为“战斗卡”，请不要将该节标记为“竞争性英特尔”。命名约定比您想象的重要。熟悉的名称是可找到性的最快快捷方式。

4。写清晰，简短且可操作的文章。

内部知识没有必须像法律副本一样阅读。有用时，请使用普通的语言，弹评和屏幕截图或视频演练。目的是在某人需要的那一刻使其可快速且有用。

每篇文章都应解决特定问题或回答一个明确的问题。考虑一项任务，一页。较短，更引导内容，使用越有可能使用。

包括：

描述任务或问题的明确标题。 格式化分步说明。 最后更新日期（因此人们信任信息）。 所有者或联系人以获取后续问题。

在每篇文章的底部包括常见的“陷阱”或错误也很有帮助 - 诸如“一定要在退出之前单击保存”或“这仅在Chrome中起作用”。

5。设置访问和编辑权限。

并非所有知识都适合所有人。设置清晰的访问规则 - 特别是对于涉及金融，人力资源或领导决定的文件。

您还希望保护您的内容免受无意的编辑。选择谁可以查看，编辑和批准更新。版本控制是您的朋友 - 您不想将写得很好的文章丢给匆忙的副本/粘贴。

还决定：谁可以编辑文章？有批准过程吗？版本控制？即使是基本的许可也可以帮助您避免“每个人编辑所有内容”混乱。

值得创建简短的内部样式指南或贡献者清单，以保持文章的一致性和质量，尤其是当越来越多的人参与其中。

6。培训您的团队使用它（并贡献）。

不要以为人们只会“找到它”。在入职和团队会议期间，展示如何使用知识库。通过经常链接到每日工作流程并令人鼓舞的问题首先回答。

。

这不是一次性公告。您需要持续的知名度和轻柔的轻推。当人们提出问题时，通过指出相关文章来加强习惯，并认识到何时他们贡献更新。

您甚至可以：

为更新创建一个＃知识碱松弛频道。 每个季度都认可顶级贡献者。 链接到日常通讯中的文章（例如入职清单）。 分配每个部门的内容冠军，以使文档保持相关性。

您的团队贡献越多，您的知识库就越准确，完整和乐于助人。

7。保持更新且有用。

死去的知识基础比根本没有。设置经常出现的检查（每月或每季度）以查看过时的内容，旗帜缺失文章和档案无关的文档。

将您的知识库视为产品 - 它需要路线图，所有权和常规迭代。否则，它将成为每个人都避免的数字垃圾抽屉。

某些平台（例如Tettra或Guru）甚至提醒您，何时没有一段时间的文章更新 - 一个很大的故障安全，可以使内容保持新鲜。

您还可以使用数据来驱动更新：与没有结果，评级较低的文章或常见的反馈以查看需要改进的地方。