5. 确定参考风格手册。

通过选择参考风格手册并坚持下去，可以节省一些时间并一劳永逸地解决大部分格式和语法相关的讨论。

它可以帮助您省去自己研究和为每个特殊用例制定行业范围惯例的麻烦。我保证你不会后悔的。

大多数现代企业都采用 (AP) 或 .虽然这两本手册都很有用，但我发现美联社样本更适合在线媒体，因为大多数新闻机构都使用它（在我看来，它也更容易记住）。

此外，AP Style 适合想要给人友好印象的当代品牌。例如，传播和营销高级总监的代表表示，他更喜欢 AP 风格，因为这有助于 Omnisend 给人更友好、更不那么正式的印象。

注意：我建议您购买在线订阅以获取您最终想要的任何参考手册。根据我的经验，当员工获得包含搜索功能的在线订阅而不是必须翻阅纸质书籍才能找到答案时，他们更有可能参考这些工具。

6. 列出麻烦的单词和品牌短语。

为了保持整个业务的一致性，我喜欢在内容风格指南中有一个单独的部分，其中包括常用单词和短语的特定拼写和大写。

您可以从您的公司名称开始。例如，它是 HubSpot，而不是 Hubspot 或 Hub Spot。

除此之外，我还记下了与该品牌相关的内容。例如，KitKat 的口号“休息一下，吃个 KitKat”在短语之间使用逗号，而不是句号。您可以类似地添加您品牌的特定短语及其首选的拼写、标点符号和大小写。

此外，当我在 HubSpot 担任博客编辑时，我还整理了一份大小写和拼写不一致的“常见麻烦词”列表，以确保贡献者在提交的内容中保持一致。

作者不必争论如何拼写、大写或连字符一个令人困惑的单词，而是可以查看列表并决定正确的用法：

常用词：电子商务与电子商务
AP Style 更喜欢“电子商务”，但我倾向于“电子商务”，因为它越来越流行，就像“电子邮件”一样。 职位名称：营销总监与营销总监
AP 风格建议，如果职位名称位于专有名称之前，则使用名称大写；如果名称位于名称之后，则建议使用小写字母。我也这样做。 学位名称：文学学士与文学学士
AP 风格建议在正式用法中使用“文学学士”。也就是说，我默认使用“学士学位”和“硕士学位”以提高可读性。

注意：如果观众更喜欢特定的英语变体（英式英语或美式英语），我还建议添加一个有问题的单词列表，例如中心与中心、颜色与颜色以及公寓与公寓，以确保您的语言选择反映了您的目标受众。

此外，您还可以列出您的品牌出于包容性而希望避免使用的单词和短语。例如，我建议作者不要使用“黑名单”，而是使用“黑名单”。同样，使用中性词语，如“一年级学生”而不是“新生”。

7. 建立图形指南。

我知道我之前告诉过你不要深入了解视觉指南的实质内容。这仍然是事实。您的设计团队或机构应该创建一个单独的解决方案来解决更细微的视觉问题（您能看出我不是设计师吗？）。

但是，如果您的作者曾经负责创作，您应该在您的书面风格指南中添加一些信息视觉资产和/或由设计师创建的视觉资产的文案编辑。

以下是多年来我从作家和编辑那里收到的一些常见问题（您应该在风格指南中解决这些问题）。

作者可以在哪里获取图像，以及如何正确地归因它们？ 作者应该在每篇博文中添加多少张图片？ 我们需要为图像添加替代文本吗？我喜欢将它包括在内以帮助视力障碍人士。 您可以添加屏幕截图吗？ 图像何时应该右对齐、左对齐或居中对齐？ 文字应该环绕图像吗？ 您是否有推荐的图形图像尺寸、文件大小和文件类型？

所有与图像相关的作家指南都属于本节。如果我可以访问付费库存照片网站，我更愿意在本节中提及它，以确保它得到使用。

8. 分享您的格式建议。

想知道让你的编辑患上轻度心脏病的万无一失的方法吗？尝试提交文档格式类似于迷宫。为了防止编辑人员精疲力尽，我建议包括提交的格式指南，例如：

正文。您喜欢的字体样式、大小和颜色是什么？ 标头。作者可以达到多少级标题和副标题？我发现最好将在线内容限制在 h4 级别。 超链接。作者是否需要超链接单个单词、两个以上单词或特定关键字？作者是否应该将超链接扩展到目标词前面的文章（a、an 和 the）？ 列表。列表应该编号还是项目符号？您想要在列表末尾添加句点吗？ 粗体、斜体或引号。您想保留粗体还是斜体来强调？或者您更喜欢引号？ 特殊情况。如何处理数字、范围和破折号？可以用与号 ( ) 代替“and”吗？第一次引用时，您是否在括号中使用缩写词？

通过一致的格式，您的读者将能够更轻松地浏览和消化您的信息。

9. 描述您的 SEO 要求。

由于搜索引擎周围有如此多的噪音，搜索引擎优化 (SEO) 始终是内容风格指南中一个棘手的部分。也就是说，由于一些外部贡献者可能习惯于关键字垃圾邮件，因此我更喜欢列出一些基本的 SEO 要求。

您无需在这里深入探讨。哎呀，深入的 SEO 指南甚至可能比内容风格指南还要长。相反，我使用本部分或多或少地回答内容创建者提出的与 SEO 相关的常见问题。

所以，这是我对 SEO 部分的建议：

关键字的使用。分享有关作者如何将关键字纳入内容的说明，包括它们在标题、正文和替代文本中的位置。我建议他们也解释一下如何处理尴尬的关键词。 内容结构。让作者知道如何为搜索引擎组织内容。例如，我喜欢为搜索爬虫和浏览器提供描述性标题。 内部和外部链接。描述作者应如何在草稿中纳入相关的内部和外部链接。我还建议给他们一个链接与单词的比率（例如，每 500 个单词一个内部链接）。 内容长度。提及不同类型内容的建议长度。如果您使用 SEO 工具进行字数推荐，请让作者知道这是一个严格的限制还是有一些回旋余地。 元标题和描述。解释作者如何优化元标题和元描述，以准确地表示内容并提高搜索引擎结果页面 (SERP) 的点击率。

除了这些部分之外，我还提供了 HubSpot 等外部资源的链接，以确保作者可以从信誉良好的资源中找到问题的答案。

10. 添加推荐方法来获取可靠数据。

你知道人类有一种行为方式吗？提及跨度只有八秒？您可能会同意，因为您可能已经在著名报纸、行业博客以及朋友和家人那里无数次听到过这个统计数据。至少，我有。

幸运的是，这是假的。 BBC 打破了这一点。也就是说，我仍然看到作家重复这些不正确的信息来支持他们的论点——这在很大程度上反映了这些论点。

如果您希望自己的品牌给人留下诚实、透明和值得信赖的印象，我建议您在写作风格指南中添加一个部分，详细说明您希望贡献者如何获取统计数据。

根据我作为管理博客编辑的经验，您应该至少概述以下内容：

推荐的数据源。分享您首选的行业资源。我个人最喜欢的包括 eMarketer、Gartner、麦肯锡公司和普华永道。 偏好原始数据。为了避免虚构的统计数据，例如八秒的人类注意力持续时间和其他影响您信任的问题，请使用以下方法：对于读者，我要求作者始终寻找、衡量和链接原始研究。在大多数情况下，对虚构统计数据的原始研究要么不存在，要么似乎无法验证。 最近、当前数据的使用。如果您所在行业的市场格局变化相当频繁（就像营销领域的情况一样），我想将所包含的数据限制在两年以内。也就是说，不同行业的情况可能有所不同，因此，如果最近没有任何进展，请相应调整您的预期。

虽然这有助于解决大多数数据源问题，但您仍然会遇到一个问题：我可以从竞争对手那里获取相关统计数据和数据吗？

我个人认为，只要竞争对手的信息可靠且可验证，就可以接受。也就是说，这由您决定。

如果您担心搜索引擎优化 (SEO)，同样名列其中的 Osman 表示，她并不“反对使用竞争对手的数据”。但你必须小心如果您引用的数据是关键字竞争对手，则从 SEO 角度来看。”

除此之外，还取决于您品牌的核心价值观。 Meyer 更喜欢包含“有用的数据，即使这些数据来自我们的竞争对手”，因为 Omnisend 希望给人留下以客户为中心的品牌印象。

11. 概述禁止的主题。

虽然大多数内部贡献者都关注敏感话题，但您可能需要向自由撰稿人提供详细指导，以避免疏远您的读者群。

即使您不与外部贡献者合作，我也了解到，包含敏感主题列表也有助于新团队成员的入职，因此这是内容风格指南的一个很好的补充。

虽然敏感主题可能因行业而异，但我对敏感主题的建议包括：

宗教和政治。我总是指示作者完全避开这两个主题。 法律考虑。告诉作者避免法律咨询大多数情况下。相反，建议链接相关法律资源，要求读者联系律师。 有争议的社会问题。在谈论移民等敏感问题时，建议撰稿人依靠专家，而不是分享可能会引起读者强烈情绪的个人观点。 12. 举例巩固写作风格指南。

如果您按照我到目前为止概述的所有步骤进行操作，您将接近完成详细的内容风格指南。唯一剩下的就是添加示例 - 其中一些您可能已经添加了。

根据我的经验，添加高级概念的示例以及注意事项是传达您想要的内容的最佳方式之一。也就是说，请确保添加具体示例，以便它们可以帮助作者而不是让他们感到困惑。

Meyer 同意，“您制定的[风格指南]越具体，您的团队就越能理解如何有效地采用它。”

Osman 也更喜欢添加示例。阿科她认为，“当作家看到风格偏好在现实中被执行时，他们会更有意义——就像案例研究一样。”

以下是我喜欢在编辑风格指南中举例的方式：

使用该做和不该做的事情。添加一个不正确的示例，然后将其标记以显示作者如何修复它。 包括视觉示例。对于格式和图形，我更喜欢添加视觉示例来帮助贡献者直观地了解品牌的需求。 首选文本。我发现，如果你提供实践中的例子，作家更有可能成功地确定品牌基调和声音。

总而言之，我认为样式指南是一个不断发展的文档，因此您可以编辑样式指南，充实示例，并随着时间的推移根据情况需要添加细微差别。

来源：hubspot